Sanciones y responsabilidades con el software de facturación

De dónde viene la obligación

La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, añadió una letra j) al artículo 29.2 de la Ley General Tributaria. Obliga a productores, comercializadores y usuarios a que los programas de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

El Real Decreto 1007/2023 (el reglamento de los sistemas informáticos de facturación) desarrolla esa obligación para los programas que sirven para expedir facturas.

Qué conductas sanciona el artículo 201 bis

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley 11/2021, considera infracción fabricar, producir o comercializar programas de facturación o contabilidad cuando concurra alguna de estas circunstancias:

• permitan llevar contabilidades distintas;
• permitan no reflejar, total o parcialmente, transacciones realizadas;
• permitan registrar transacciones distintas de las realizadas;
• permitan alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa;
• no cumplan las especificaciones técnicas de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad;
• no estén certificados, cuando una norma obliga a certificarlos.

Las cuantías que fija la ley

Todas las infracciones de este artículo son graves. Las multas son fijas, es decir, no dependen de la facturación:

• 150.000 euros por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas y por cada tipo distinto de programa infractor (fabricación, producción o comercialización).
• 1.000 euros por cada programa comercializado sin el certificado exigido.
• 50.000 euros por cada ejercicio por la tenencia de programas no certificados cuando deberían estarlo, o cuyos dispositivos certificados se hayan alterado.

Quien ya haya sido sancionado por fabricar o comercializar un programa no puede ser sancionado además por tenerlo (artículo 201 bis, apartado 2).

Productor frente a usuario

El reparto de responsabilidades es distinto. Al productor (quien fabrica o desarrolla el programa) le corresponde certificar, mediante una declaración responsable, que su programa cumple la normativa. Al comercializador que no es el fabricante, la Agencia Tributaria le indica que debe asegurarse de que los productos que vende estén certificados por su productor.

El usuario, por su parte, queda expuesto por la tenencia de un programa que debería estar certificado y no lo está.

Qué significa usar un software adaptado

Un programa adaptado es el que cumple el reglamento y su normativa de desarrollo, y cuyo productor lo ha certificado mediante una declaración responsable. Esa declaración debe constar por escrito y de forma visible en el propio programa, en cada versión, y estar a disposición del cliente al adquirirlo.

La Agencia Tributaria aclara que no hace falta una certificación externa: es una autocertificación del productor, y no existe un registro previo del programa.

Y si conservo un programa antiguo

Según las preguntas frecuentes de la AEAT, conservar un programa antiguo no adaptado solo para consultar facturas históricas podría no infringir la norma, siempre que se pueda acreditar que ya no permite emitir facturas. Lo habitual es desinstalarlo y exportar los registros.

Si después de la fecha límite que te corresponda se detecta un programa no adaptado con capacidad de facturar, la mera tenencia sería infracción, previa valoración de tu comportamiento y responsabilidad.

Consulta siempre la información vigente de la AEAT: las preguntas frecuentes se actualizan y este artículo es informativo, no asesoramiento fiscal.