Cómo corregir o anular una factura VERI*FACTU

El registro no se modifica

El Real Decreto 1007/2023 exige que los registros de facturación, una vez generados, no puedan alterarse sin que el sistema lo detecte. Eliminar u ocultar un registro, o cambiar sus datos, se considera una alteración.

Por eso, cualquier corrección o anulación debe hacerse mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, de forma que los datos originales se conserven intactos.

Anulación o rectificativa: cuál usar

La AEAT explica que el Reglamento prevé varias soluciones: los registros de anulación, las facturas rectificativas y un campo de tipo de factura para indicar los distintos tipos de rectificativas.

En términos generales, la anulación se usa cuando una factura se ha emitido erróneamente. La rectificativa, cuando la factura ya existe y hay que corregir sus datos o importes según el Real Decreto 1619/2012.

Ante la duda sobre qué vía corresponde a tu caso, consulta la información vigente de la AEAT o a tu asesor.

El registro de anulación

Según el artículo 11 del Reglamento, procede cuando se ha emitido erróneamente una factura y hay que anular su registro de alta. Ese registro identifica la factura anulada con su número y serie y su fecha de expedición.

La AEAT indica que, si hay un error en una factura ya generada y grabada o enviada, se genera un registro de anulación y después un nuevo registro de alta con la factura correcta.

• El número de la factura anulada se mantiene en la serie: no se puede borrar ni reutilizar.
• Tanto el registro de alta como el de anulación deben aparecer en los listados de facturación, para preservar la integridad de la cadena de registros.

Facturas rectificativas

Según el artículo 15 del Real Decreto 1619/2012, debe expedirse una factura rectificativa cuando la original no cumple los requisitos de contenido, cuando las cuotas de IVA repercutidas se calcularon mal o cuando se dan las circunstancias del artículo 80 de la Ley del IVA que modifican la base imponible.

Se hace mediante una nueva factura que identifica la factura rectificada. Puede rectificar varias facturas en un único documento si se identifican todas.

• Debe emitirse tan pronto como se tenga constancia del motivo, y siempre dentro de los cuatro años desde el devengo del impuesto o desde que se produjeron las circunstancias del artículo 80.
• Si la modificación viene de devolver mercancías o envases en un suministro posterior al mismo destinatario y al mismo tipo de IVA, puede restarse en la factura de ese suministro sin emitir rectificativa.

Por diferencias o por sustitución

El artículo 15.5 del Real Decreto 1619/2012 permite consignar los datos de la rectificativa de dos maneras: indicando directamente el importe de la rectificación, con independencia de su signo, o indicando los importes tal y como quedan tras la rectificación, señalando también el importe rectificado.

En los registros de facturación, la AEAT llama a estos métodos "por diferencias" (solo se registra el importe de la rectificación) y "por sustitución" (se informan los importes correctos finales junto con los datos de lo rectificado).

• R1: error fundado en derecho y causas del artículo 80, apartados uno, dos y seis de la Ley del IVA.
• R2: concurso de acreedores (artículo 80.tres).
• R3: crédito incobrable (artículo 80.cuatro).
• R4: otras causas distintas del artículo 80 o errores en datos no monetarios.
• R5: rectificativa de facturas simplificadas.

La relación de tipos procede de las preguntas frecuentes de la AEAT sobre procedimientos de facturación.

Numeración y series

El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 exige numeración correlativa dentro de cada serie. Además, las facturas rectificativas deben expedirse en series específicas.

La factura rectificativa, por tanto, no reutiliza el número de la original: tiene el suyo propio, en su serie, e indica la factura que rectifica.

Qué ocurre con el envío a la AEAT

En un sistema VERI*FACTU, los registros se remiten a la AEAT de forma continuada, instantánea y fehaciente. Esto incluye los registros de anulación y las rectificativas, porque también son registros de facturación.

Si hay una incidencia técnica, la AEAT indica que la facturación no debe interrumpirse: los envíos se reintentan periódicamente, marcándolos con la indicación de incidencia.

Consulta siempre la información vigente de la AEAT sobre plazos y supuestos excepcionales.